L’assistente deve sapere come funziona il tuo alloggio. Partiamo da lì.

Prima i dettagli che servono davvero agli ospiti

Prendi le domande a cui rispondi ogni settimana e raccogli le risposte per un alloggio. Per l’arrivo servono indirizzo, ingresso, ritiro delle chiavi e orari. Durante il soggiorno contano Wi-Fi, elettrodomestici, riscaldamento, parcheggio e raccolta dei rifiuti. Per la partenza, spiega quando lasciare la casa e dove riconsegnare le chiavi.

Scrivi anche le condizioni: cosa è incluso, cosa ha un costo e quali richieste devono essere confermate dal team. “Possiamo valutare un arrivo anticipato” e “puoi arrivare dalle 12” danno all’ospite due aspettative diverse. La conoscenza deve riflettere la regola che vuoi applicare.

Regole comuni e dettagli della singola casa

Se gestisci più appartamenti, distingui le informazioni valide per tutti da quelle di una sola struttura. Il contatto dell’assistenza può essere condiviso; la password Wi-Fi, l’ingresso e il posto auto appartengono all’alloggio specifico. Evita un unico manuale con istruzioni diverse senza indicare a quale casa si riferiscono.

In Rentevo puoi associare i documenti a una proprietà, a tutte le proprietà di un Channel Manager oppure a tutte le proprietà del workspace. Selezionare tutte quelle di un Channel Manager crea un ambito condiviso che include anche le nuove strutture aggiunte a quel gestionale. Per istruzioni diverse, scegli le singole proprietà.

Usa i documenti che hai già, poi completa le risposte

Collega il tuo gestionale, ad esempio Octorate o Lodgify, e controlla i dati importati. La preparazione delle conoscenze prosegue anche dopo il collegamento: in dashboard puoi seguirne l’avanzamento. Aggiungi il manuale della casa o le istruzioni che usi già quando manca un dettaglio importante.

Da Documenti carichi uno o più file e scegli a quali proprietà si applicano. Sono supportati PDF, DOCX, XLS, XLSX, TXT, CSV e Markdown; l’elaborazione parte dopo il caricamento. Nella Knowledge Base puoi cercare le conoscenze disponibili, aggiungere una domanda con la sua risposta e modificare un elemento esistente.

Le istruzioni da comunicare agli ospiti vanno nei documenti per gli ospiti. Le procedure operative riservate ai collaboratori hanno invece una sezione Customer Care dedicata: vengono consultate da PropertyGPT e sono escluse dalle risposte automatiche agli ospiti.

Una vecchia eccezione non deve diventare la regola

Nelle conversazioni passate potresti aver autorizzato un check-out alle 14 una sola volta. Quando prepari le conoscenze, verifica che questa eccezione non contraddica il normale orario di partenza. In Rentevo le conoscenze estratte automaticamente possono già essere usate nelle risposte, senza un passaggio di approvazione manuale.

Per aggiornare una regola usa Modifica Knowledge Base, scrivi l’informazione corretta e seleziona le proprietà interessate. Puoi anche correggere una risposta dalla conversazione. La correzione serve alle risposte future: non riscrive il messaggio che l’ospite ha già ricevuto. Se cambiano una serratura, un orario o una procedura, aggiorna anche il documento da cui provengono le istruzioni.

Verifica una risposta normale, una incompleta e un’eccezione

In Prova l’AI scegli la proprietà e fai domande come le farebbe un ospite. Parti da “dove parcheggio?”, poi chiedi un dettaglio mancante e infine un’eccezione: “posso portare una seconda auto?”. Controlla che la prima risposta sia utile e che la richiesta speciale lasci al team la decisione che gli spetta. Se qualcosa non torna, correggi la conoscenza e ripeti la prova.

Per osservare le risposte sulle conversazioni in arrivo, usa il Test Mode e lascia in Test le proprietà che stai preparando. Le risposte AI vengono salvate senza essere inviate agli ospiti. Quando sei soddisfatto, attivi le proprietà pronte e configuri i controlli dei canali che usi. Gli invii manuali restano azioni reali.

Porta un manuale e una domanda che ti fanno spesso

In demo vediamo come organizzare le informazioni di un alloggio e quali domande lasciare al team. La Knowledge Base alimenta le risposte dell’assistente; se vuoi anche dare agli ospiti un contenuto da consultare, puoi preparare una guida digitale della proprietà.

Puoi provare Rentevo per 15 giorni. Il prezzo è 9 € al mese per proprietà, IVA inclusa, fino a 10 proprietà; oltre, il prezzo è personalizzato. Le tariffe Meta per i messaggi WhatsApp a pagamento sono aggiuntive.