Gestione richieste ospiti
L’ospite ha un problema. Chi se ne occupa?
“Non arriva acqua calda.” Leggere il messaggio è solo l’inizio: serve capire in quale alloggio succede, chi può intervenire e se il problema è stato risolto. Quando reception, host e collaboratori lavorano su chat diverse, questi passaggi diventano difficili da seguire.
Un assistente per affitti brevi deve distinguere una domanda a cui può rispondere da una richiesta che richiede una persona. Rentevo collega questi due momenti: usa le informazioni dell’alloggio per rispondere e, quando serve un intervento, apre un’attività per il team.
Una risposta utile e un intervento sono due cose diverse
Se l’ospite non trova le istruzioni del riscaldamento, l’assistente può cercarle nella Knowledge Base della proprietà. Se segnala un guasto o chiede qualcosa che va confermato, serve una decisione del team. Rispondere “ce ne occupiamo” non basta a organizzare il lavoro.
In Rentevo, la richiesta di intervento compare in Da fare con la descrizione e il contesto della conversazione disponibile. Puoi aprirla, controllare la proprietà e tornare ai messaggi per capire cosa ha già spiegato l’ospite. Il team parte da una richiesta da gestire, senza doverla ricopiare in un elenco separato.
Dal messaggio alla verifica: un caso concreto
Esempio dimostrativo del flusso, non una conversazione reale o una promessa sui tempi di intervento.
L’ospite segnala il problema
“A Casa Porto manca l’acqua calda.” Quando l’assistente richiede l’intervento del team, la segnalazione diventa un’attività collegata al contesto disponibile.
Il team decide come procedere
Il responsabile legge la richiesta, valuta chi può occuparsene e sceglie se gestirla internamente o approvare un inoltro a un destinatario configurato.
L’esito viene registrato
Chi gestisce il lavoro aggiorna stato e risultato. Prima di confermare all’ospite che tutto è risolto, il team verifica l’esito effettivo dell’intervento.
Le richieste aperte restano visibili al team
Una richiesta di asciugamani, un accesso da verificare e un guasto hanno esigenze diverse. Da fare permette di cercare le attività e filtrarle per proprietà, stato, origine e priorità. Aprendo il dettaglio, il responsabile può aggiornare il lavoro e seguirne la cronologia.
La inbox resta il posto in cui parlare con l’ospite. Da fare serve a seguire ciò che il team deve eseguire. Tenere distinti questi due aspetti aiuta chi prende il turno successivo a capire sia cosa è stato detto sia cosa resta da fare.
Gestisci internamente o coinvolgi un collaboratore
Nelle Impostazioni, la Rete operativa raccoglie imprese su Rentevo e contatti WhatsApp, con le loro competenze. Puoi indicare chi si occupa dei diversi tipi di richiesta. Se non c’è una destinazione chiara, la richiesta resta da assegnare al responsabile.
L’approvazione degli inoltri esterni è attiva di default. Controlli destinatario e contenuto, poi scegli Approva e inoltra oppure Gestisci internamente. Un’impresa collegata vede il lavoro nel proprio workspace dopo l’approvazione. Per un contatto WhatsApp, apri il messaggio preparato, lo invii tu e registri la conferma dell’invio.
Questo passaggio serve a dare un incarico chiaro. La disponibilità del collaboratore e l’orario dell’intervento vanno concordati: un’attività aperta non equivale a un tecnico già in arrivo.
Prepara le informazioni che aiutano a capire il problema
Parti da un alloggio: aggiungi le istruzioni utili nella Knowledge Base, controlla i collegamenti con il gestionale e configura i destinatari della Rete operativa. Le integrazioni Octorate e Lodgify collegano a Rentevo dati e conversazioni disponibili nel gestionale; WhatsApp e la chat della guida digitale offrono altri punti di contatto con l’ospite.
Per ogni caso ricorrente, chiarisci cosa l’assistente può spiegare e cosa deve passare a una persona. Puoi raccogliere istruzioni d’uso, regole per richieste extra e indicazioni su chi può autorizzare un’eccezione. Le istruzioni specifiche dell’alloggio sono più utili di un generico “chiama l’assistenza”.
Verifica anche il passaggio al team, prima di partire
In Test Mode valuti le risposte AI senza inviarle automaticamente agli ospiti, anche per una singola proprietà. Controlla sia una domanda ordinaria sia una richiesta che richiede il tuo intervento, per vedere dove l’assistente deve fermarsi e coinvolgerti.
In Prova AI, una richiesta di intervento crea un’attività reale contrassegnata Test · Prova AI e può notificarti su Telegram, se configurato. Gli inoltri esterni richiedono la tua conferma esplicita. Usa questi casi per verificare il flusso; la modalità di prova delle risposte non rende simulati gli invii manuali.
Prova la conversazione, poi vediamo il tuo flusso operativo
Questa è la stessa demo interattiva della homepage, con un alloggio dimostrativo. Puoi provare le risposte dell’assistente; per vedere Da fare e gli inoltri ai tuoi collaboratori, prenota una demo guidata.
Quanto costa iniziare
Puoi provare Rentevo per 15 giorni. Il piano pubblicato costa 9 € al mese per proprietà, IVA inclusa, fino a 10 unità; per portafogli più grandi il prezzo è personalizzato. I costi di messaggistica WhatsApp applicati da Meta sono separati. L’eventuale intervento del tecnico o del fornitore si concorda con chi lo esegue.
Domande pratiche
Rentevo può gestire solo le domande frequenti?
No. Può rispondere usando le informazioni dell’alloggio e aprire una richiesta di intervento quando serve una persona. Il team segue il lavoro in Da fare e mantiene la gestione delle decisioni e degli interventi sul posto.
Devo far usare Rentevo a ogni collaboratore?
No. Puoi usare contatti WhatsApp esterni: controlli e invii manualmente il messaggio preparato. Le imprese già collegate su Rentevo ricevono invece il lavoro nel proprio workspace.
L’apertura della richiesta conferma già l’intervento all’ospite?
No. Registra il bisogno e permette al team di organizzarsi. Chi interviene, quando può arrivare ed eventuali costi devono essere confermati dal responsabile prima di comunicarli come definitivi.
Porta in demo una richiesta che ricevi davvero
Scegli un caso che oggi richiede telefonate o messaggi ai collaboratori. Vediamo insieme quali informazioni servono, chi deve prendere la decisione e come seguire il lavoro fino all’esito.
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