Messaggi ospiti, lavoro di squadra
Un’inbox condivisa per il team che segue i tuoi affitti brevi
Un ospite ha chiesto di arrivare prima. Tu hai risposto ieri, oggi segue la reception e domani tocca a un collaboratore. Per continuare bene la conversazione, tutti devono poter leggere cosa è stato chiesto e cosa è stato promesso.
Un’inbox condivisa serve a questo: raccogliere le conversazioni e dare a ogni persona l’accesso agli alloggi che segue. Con Rentevo, il team lavora nella stessa area Messaggi con account personali; l’assistente AI usa le informazioni delle proprietà per le domande ricorrenti, mentre le decisioni restano al team.
Le conversazioni, con il loro contesto
Collegando Octorate o Lodgify, lavori sulle conversazioni importate dal gestionale. Puoi aggiungere il tuo numero WhatsApp Business e seguire anche le chat della guida digitale. Nella lista distingui la sorgente del messaggio, cerchi l’ospite e filtri per proprietà.
Quando disponibili, i dati del soggiorno accompagnano la conversazione. Chi risponde può leggere lo storico prima di chiedere di nuovo un’informazione già fornita. I messaggi dei portali arrivano attraverso il gestionale collegato; le chat WhatsApp restano nel proprio canale, anche quando sono associate allo stesso soggiorno.
Come collegare OctorateCome collegare LodgifyUsa il tuo numero WhatsApp Business
Ogni collaboratore entra con il proprio account
L’Owner invita i collaboratori da Impostazioni e sceglie ruolo e proprietà accessibili. Puoi dare alla reception l’accesso ai soli appartamenti che segue, mentre chi coordina il portafoglio lavora con un perimetro più ampio. Non serve condividere la password dell’account principale.
- Reception
- Legge e risponde alle conversazioni degli alloggi assegnati. Può sospendere l’AI nella singola chat, senza gestire membri e fatturazione.
- Manager
- Coordina il lavoro operativo. Gestisce le funzioni consentite dal proprio ruolo e dagli alloggi assegnati; inviti e fatturazione restano all’Owner.
- Content
- Aggiorna le informazioni, i documenti e le guide per gli alloggi assegnati. Non ha il permesso di inviare risposte agli ospiti.
- Sola lettura
- Consulta conversazioni e informazioni degli alloggi assegnati, senza inviare messaggi o modificare i contenuti.
Un cambio turno parte dall’ultima risposta
Esempio di lavoro: al mattino la reception filtra gli alloggi del proprio turno e apre i messaggi non letti. Un ospite chiede il Wi-Fi, un altro vuole restare fino al pomeriggio. Le istruzioni del primo alloggio danno una risposta; il check-out tardivo richiede invece che il team decida.
Prima di rispondere, il collaboratore legge gli ultimi messaggi e le eventuali richieste di intervento umano, mostrate solo al team. Lo storico rende visibile la conversazione a chi ha accesso all’alloggio. Stabilite chi segue le eccezioni e come passarle al collega del turno successivo.
Prova le domande che arrivano alla reception
Questa è la demo interattiva della homepage, con un alloggio dimostrativo. Chiedi come funziona l’arrivo, quale sia l’orario di check-out o dove parcheggiare, poi continua la conversazione. Mostra il comportamento dell’assistente; durante la demo guidata vediamo anche inbox e accessi del tuo team.
L’assistente risponde, il team mantiene il controllo
Prepara istruzioni chiare per ciascun alloggio: ingresso, Wi-Fi, parcheggio, orari e regole. Rentevo le usa insieme alla conversazione per formulare le risposte nella lingua dell’ospite. Una richiesta che richiede una scelta, come autorizzare un’eccezione, passa al team secondo le istruzioni che hai configurato.
Con il Test Mode AI puoi controllare le risposte generate prima di attivare gli invii automatici per gli alloggi scelti. La reception può rispondere e sospendere l’AI su una singola conversazione; le impostazioni generali restano a chi ha i permessi di gestione. Gli invii manuali dalla chat sono reali.
Come usare il Test Mode e il controllo umanoParti da un alloggio e dal tuo prossimo turno
Collega il gestionale e i canali che usi, prepara le informazioni di una proprietà e invita il primo collaboratore con il ruolo adatto. Controllate insieme una domanda semplice e una richiesta che deve arrivare a una persona. Poi estendete il lavoro agli altri alloggi.
I messaggi in altre lingue possono essere tradotti in italiano nella inbox, mantenendo disponibile l’originale. È utile per un team italiano che segue ospiti internazionali: ciascuno legge la stessa richiesta e può ricostruire cosa è successo.
Rentevo offre 15 giorni di prova. Il prezzo è 9 € al mese per proprietà, IVA inclusa, fino a 10 proprietà; oltre, il prezzo è personalizzato. Le tariffe Meta per i messaggi WhatsApp a pagamento sono aggiuntive. Porta in demo un esempio di cambio turno e gli alloggi che vuoi assegnare ai collaboratori.
Traduzioni e risposte nella lingua dell’ospitePrezzi per il tuo portafoglio
Vediamo la inbox del tuo team in demoDomande sugli accessi del team
Posso limitare un collaboratore a pochi alloggi?
Sì. L’Owner può scegliere le proprietà accessibili al collaboratore, insieme al ruolo, e aggiornare l’accesso quando cambiano le sue mansioni.
La reception può rispondere senza gestire la fatturazione?
Sì. Il ruolo Reception permette di leggere e rispondere alle conversazioni nel proprio perimetro. La gestione dei membri e della fatturazione resta agli Owner.
I messaggi WhatsApp e quelli dei portali diventano un’unica chat?
No. Li segui nella stessa area Messaggi, ma le conversazioni conservano il proprio canale. Quando il collegamento al soggiorno è disponibile, Rentevo usa quel contesto per le risposte.