10 modelli di messaggi per gli ospiti

Subito dopo una prenotazione confermata.

Ciao [Nome], grazie per aver scelto [Alloggio] dal [Data arrivo] al [Data partenza], per [Numero ospiti] persone. Il check-in è dalle [Ora] e il check-out entro le [Ora]. Prima del viaggio ti invieremo le indicazioni per l’arrivo. Se hai domande sulla casa, puoi scriverci qui. A presto, [Firma].

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Controlla date, numero di ospiti e orari prima di usare il testo. Se la piattaforma ha già inviato il riepilogo completo, accorcia questa parte e concentra il messaggio su quando arriveranno le istruzioni. Una richiesta informativa ancora aperta richiede invece un testo diverso dalla conferma.

Quando stai organizzando gli arrivi dei prossimi giorni.

Ciao [Nome], manca poco al tuo soggiorno a [Alloggio]. A che ora pensi di arrivare il [Data]? Il check-in è dalle [Ora]. Un orario indicativo ci aiuta a organizzare l’accoglienza; se il viaggio cambia, aggiornaci pure in questa chat. Ti invieremo qui anche le indicazioni per raggiungerci. Grazie, [Firma].

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Fai una domanda a cui sia facile rispondere con un orario. Se gestisci il self check-in e non hai bisogno di coordinare una persona, spiega a cosa serve la richiesta, per esempio preparare l’alloggio. Evita di richiedere di nuovo informazioni che l’ospite ti ha già comunicato.

Prima del viaggio, quando l’ospite può ancora organizzare il percorso.

Ciao [Nome], ecco come raggiungere [Alloggio]: [Indirizzo e link mappa]. Per parcheggiare, [Indicazioni precise]. L’ingresso si trova [Riferimento visivo]. Se arrivi con bagagli, puoi [Istruzione per scaricarli]. Salva questo messaggio prima di partire; se durante il percorso hai un dubbio sull’arrivo, scrivici qui. A presto, [Firma].

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Indica il parcheggio di quella casa: privato, pubblico o su strada. Se la zona è pedonale, spiega dove fermarsi per i bagagli e da dove proseguire a piedi. Un riferimento al portone è spesso più utile di un altro paragrafo generico sulla posizione centrale dell’appartamento.

Nel momento previsto dalla tua procedura di arrivo.

Ciao [Nome], il tuo alloggio è [Nome o numero], all’indirizzo [Indirizzo]. Puoi entrare dalle [Ora]. Per aprire il portone, [Istruzione]; poi [Passaggio successivo]. Le chiavi si trovano [Posizione]. Qui trovi anche le immagini dell’ingresso: [Link]. Se un passaggio non è chiaro, scrivici indicando dove ti trovi. [Firma].

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Scrivi i passaggi nello stesso ordine in cui l’ospite li eseguirà, dal portone alla porta della casa. Sostituisci i campi con la procedura reale e aggiungi un’immagine dove aiuta a riconoscere l’ingresso. Se usi un codice di accesso, inserisci quello valido per il soggiorno nel momento previsto.

Dopo l’arrivo, senza interrompere il viaggio con messaggi prematuri.

Ciao [Nome], benvenuto a [Alloggio]! Spero che il viaggio sia andato bene e che tu abbia trovato tutto. Per Wi-Fi, dotazioni e consigli sulla zona puoi consultare la guida: [Link]. Se manca qualcosa o hai una domanda sulla casa, scrivici qui indicando cosa ti serve. Buon soggiorno, [Firma].

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Lascia all’ospite il tempo di entrare e sistemarsi. Usa questo messaggio per aprire un canale di aiuto e rendere facile segnalare un problema. Se hai già condiviso la guida prima dell’arrivo, puoi richiamarla brevemente invece di ripetere tutte le istruzioni nello stesso testo.

Quando l’ospite chiede come collegarsi.

Ciao [Nome], la rete Wi-Fi di [Alloggio] è [Nome rete] e la password è [Password]. La trovi anche [Posizione delle istruzioni]. Se non riesci a collegarti, dicci quale rete vedi e se compare un messaggio di errore, così possiamo aiutarti con il passaggio giusto. [Firma].

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Mantieni separati nome della rete e password, con maiuscole e simboli esatti. Il testo deve riferirsi all’alloggio corretto, soprattutto quando gestisci più case. Per una segnalazione di connessione assente, chiedere cosa vede l’ospite è più utile che inviare di nuovo la stessa password.

Quando devi verificare se la casa sarà pronta prima dell’orario previsto.

Ciao [Nome], grazie per averci avvisato. Il check-in a [Alloggio] è previsto dalle [Ora]. Verifichiamo con il team se possiamo accoglierti alle [Ora richiesta] e ti aggiorniamo qui. Nel frattempo, per i bagagli [Alternativa disponibile]. Per organizzare il viaggio, considera confermato l’orario standard fino al nostro aggiornamento. [Firma].

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Questo modello serve quando la richiesta è ancora da verificare. Se l’arrivo anticipato è già confermato, rispondi con un sì e indica l’orario concordato. Inserisci un’alternativa per i bagagli solo se esiste davvero e rimuovi il campo quando non hai un servizio da proporre.

Prima della partenza, con tempo sufficiente per organizzarsi.

Ciao [Nome], domani il check-out da [Alloggio] è entro le [Ora]. Prima di uscire, lascia le chiavi [Posizione], controlla di aver preso i tuoi oggetti personali e [Istruzione essenziale]. Per chiudere la porta, [Passaggio]. Se hai una domanda sulla partenza, puoi scriverci qui. Grazie e buon proseguimento, [Firma].

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Scegli poche istruzioni concrete che fanno parte delle regole comunicate all’ospite. Dove lasciare le chiavi e come chiudere la porta devono essere facili da trovare. Se hai già concordato un orario diverso con quella persona, usa quello aggiornato invece del promemoria standard.

Dopo la partenza, senza aggiungere richieste diverse nello stesso messaggio.

Ciao [Nome], grazie per essere stato nostro ospite a [Alloggio]. È stato un piacere accoglierti e speriamo che il soggiorno sia andato bene. Se ti accorgi di aver dimenticato qualcosa in casa, scrivici qui con una descrizione dell’oggetto. Ti auguriamo un buon viaggio e speriamo di rivederti. [Firma].

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Adatta il tono alla conversazione avuta durante il soggiorno. Se c’è un problema ancora aperto, affrontalo personalmente invece di mandare un ringraziamento generico. Non serve aggiungere un’offerta commerciale, una richiesta di recensione e un sondaggio allo stesso saluto finale.

Dopo il soggiorno, quando la piattaforma permette di lasciare una recensione.

Ciao [Nome], grazie ancora per aver soggiornato a [Alloggio]. Se ti va, puoi raccontare la tua esperienza lasciando una recensione sulla piattaforma da cui hai prenotato: [Link o indicazione]. Il tuo parere aiuta i prossimi ospiti a scegliere e noi a capire cosa migliorare. Grazie per il tempo che vorrai dedicarci, [Firma].

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Chiedi un parere libero sull’esperienza, con un percorso semplice per lasciarlo. Evita di suggerire il voto o di ripetere più solleciti ravvicinati. Se nel tuo flusso esiste già una richiesta automatica di recensione, scegli quale mantenere prima di aggiungere questo messaggio.

Prima di inviare, rileggi il messaggio come se fossi in viaggio: capisci dove andare, cosa fare e quando? Una conferma non deve contenere tutto il manuale della casa. Le istruzioni lunghe possono stare nella guida digitale; la chat deve portare al passaggio che serve in quel momento.

Per esempio, “Il check-in è dalle 15. Il portone è quello verde al numero 12; trovi i passaggi qui: [Link]” dà un orario, un riferimento e una strada per continuare. “Tutte le informazioni sono già state inviate” lascia invece all’ospite il lavoro di cercarle. Quando rispondi a una domanda, parti dal dettaglio che ti è stato chiesto.

Come organizzare le istruzioni nella guida digitale

Se invii ogni giorno gli stessi testi, puoi programmare le comunicazioni che dipendono dalla prenotazione e lasciare alle risposte AI le domande successive. Con Rentevo prepari il contenuto, scegli proprietà e condizioni di invio, aggiungi le lingue e provi la sequenza prima di attivarla.

I modelli qui sopra sono un punto di partenza per scrivere. Nella configurazione di Rentevo inserisci i campi della prenotazione dal selettore delle variabili e controlli il risultato. Per il team che segue più alloggi, la stessa preparazione aiuta a mantenere istruzioni distinte e aggiornate per ogni casa.

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Un modello risponde bene a una situazione che hai già previsto. La conversazione reale può continuare: “Il parcheggio è coperto?”, “Posso lasciare i bagagli?” oppure “Quale pulsante accende il riscaldamento?”. Prova la chat con l’alloggio dimostrativo per vedere come l’assistente usa le informazioni della casa e segue le domande.