Apri il documento che usi per formare chi fa il turno della colazione. La prima riga dice «si serve in cortile dalle 8 alle 10». Più sotto c’è il numero personale di chi porta il pane e l’istruzione per gestire un ritardo. Alla domanda «a che ora si mangia?» serve soltanto la prima riga.
Rentevo distingue i documenti destinati alle risposte agli ospiti da quelli di Customer Care. I primi alimentano le conoscenze che l’assistente può usare in conversazione. I secondi restano a disposizione del team tramite PropertyGPT e sono esclusi dalle risposte automatiche agli ospiti. La destinazione si sceglie quando prepari e carichi i contenuti.
Come dividere un documento misto
Nel foglio ospiti scrivi ciò che diresti a una famiglia appena arrivata: luogo, orario, come segnalare in anticipo un’esigenza. Se una scelta dipende dalla cucina, chiarisci che la reception deve confermarla. Nel foglio interno spiega a chi chiedere, entro quando e come registrare la risposta. Sono due testi utili proprio perché rispondono a due persone diverse.
Prima del caricamento verifica anche a quali alloggi si applicano. Se solo il B&B serve la colazione, non ha senso mettere quell’orario tra le informazioni comuni a tutti gli appartamenti. Dopo l’elaborazione prova «dove faccio colazione?» sull’alloggio giusto, poi fai cercare a un collega la procedura interna con PropertyGPT.
Questo è un motivo per scegliere Rentevo quando la reception cresce: puoi preparare chi lavora al banco e aiutare chi soggiorna senza far circolare lo stesso manuale tra entrambi. La guida alla base di conoscenze descrive le due destinazioni.