A chi prenota per arrivare fra poche ore servono prima le informazioni necessarie a raggiungere l’alloggio e sapere quando può entrare. Una sequenza progettata per chi prenota settimane prima può contenere messaggi ormai fuori tempo. Parti dall’arrivo concreto e verifica quali comunicazioni sono effettivamente previste per quel soggiorno.
Che cosa metto nel primo messaggio?
Indirizzo, orario di accesso applicabile e passaggio successivo richiesto all’ospite. Se mancano informazioni necessarie per organizzare l’arrivo, chiedile in modo preciso. Evita di mescolare nella stessa comunicazione istruzioni urgenti, suggerimenti turistici e servizi facoltativi.
Il testo deve rispecchiare ciò che puoi confermare. Una prenotazione accettata non dimostra da sola che le pulizie siano già finite. Se la casa è ancora in preparazione, mantieni l’orario previsto e verifica con il team prima di proporre un ingresso anticipato. Il caso della pulizia per un arrivo last minute riguarda proprio questo passaggio.
Posso inviare un secondo messaggio qualche ora dopo?
In Rentevo il momento Prenotazione confermata permette di programmare un messaggio anche da una a ventitré ore dopo che il sistema ha rilevato la prenotazione. Il riferimento è la rilevazione in Rentevo: non è necessariamente l’istante in cui l’ospite ha prenotato sul portale.
Scegli un ritardo compatibile con il contenuto. Se l’ospite arriverà fra un’ora, inviare le istruzioni d’ingresso fra quattro ore non lo aiuta. Un ritardo di alcune ore può invece essere adatto a una comunicazione successiva, tenendo presente che l’invio può cadere anche di notte.
Attivare una regola recupera tutti i vecchi messaggi?
No. L’attivazione di una regola non è un comando per contattare retroattivamente tutti gli ospiti. Rentevo distingue una prenotazione arrivata dopo l’orario previsto per un invio dai soggiorni già noti che avevano superato quell’orario.
Per una prenotazione last minute, controlla lo Storico e la conversazione prima di aggiungere un messaggio manuale. Non presumere che la sequenza ordinaria sia stata inviata per intero e non ricrearla alla cieca: potresti ripetere informazioni che l’ospite ha già ricevuto o mandare istruzioni non più pertinenti.
Come provo la sequenza senza moltiplicare le comunicazioni?
Usa la Modalità test di Messaggi automatici e controlla momento, canale ed esito dei messaggi previsti. Questa modalità è distinta dal test delle risposte AI; gli invii manuali e il flusso separato della richiesta del numero Booking restano reali.
Rileggi poi la sequenza dal punto di vista di chi è già in viaggio: sa dove andare, quando entrare e a chi rivolgersi se incontra un problema? Mantieni una responsabilità chiara per ciascun invio, soprattutto se hai anche regole nel gestionale. La guida su come evitare messaggi duplicati aiuta a controllare le sovrapposizioni.