Automatizzare il passaggio di una segnalazione è utile se rimane chiaro chi ne segue l’esito. Distribuire l’informazione a molte persone può aumentare la visibilità senza assegnare davvero la responsabilità di proseguire.
Quando l’ospite segnala un problema, la struttura deve sapere chi mantiene il contatto con lui e chi coordina l’intervento. Le due responsabilità possono appartenere a persone diverse, ma devono essere riconoscibili.
Distingui avviso, presa in carico ed esito
L’avviso comunica che esiste un problema. La presa in carico indica che qualcuno sta organizzando il seguito. L’esito descrive ciò che è stato effettivamente fatto o ciò che resta irrisolto.
Rentevo può aiutare a seguire la richiesta nei Da fare e a coinvolgere la rete operativa disponibile. Il team deve però verificare il passaggio concreto, specialmente quando è necessario approvare una proposta o inviare effettivamente un messaggio a un contatto esterno.
Il vantaggio è mantenere un percorso consultabile, invece di dedurre che il problema sia gestito perché una notifica è partita.
Prova anche il cambio di responsabile
Una persona può terminare il turno prima che il fornitore risponda. Stabilite come viene trasferita la responsabilità e quali informazioni deve ritrovare chi subentra.
Il nuovo referente deve capire che cosa è già stato comunicato, quale risposta si sta aspettando e quando l’ospite va aggiornato. Un riepilogo comprensibile evita di ricominciare la gestione da zero.
Questa organizzazione è parte dell’innovazione, anche se non aggiunge un’altra automazione. La gestione delle richieste in Rentevo diventa utile quando rende più semplice mantenere il collegamento fra comunicazione e responsabilità. Il risultato da cercare è una richiesta che continua a essere seguita fino a una conclusione verificata.
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